MitID Erhverv giver virksomheder og organisationer mulighed for at oprette digitale brugere blandt medarbejderne og tildele dem rettigheder til offentlige selvbetjeningsløsninger, herunder at læse virksomhedens Digital Post, søge om lønrefusion ved barsel og signere digitalt på vegne af virksomheden. Opsætningen kræver, at virksomheden underskriver vilkår og udpeger en organisationsadministrator.
Mange virksomheder er overgået til MitID Erhverv som en naturlig konsekvens af, at NemID medarbejdersignatur er udfaset, men strukturen med forskellige administratorroller og rettigheder kan virke uoverskuelig, hvis man ikke har kendskab til systemet i forvejen. Kender du opbygningen, er det dog en forholdsvis enkel opgave at få virksomhedens medarbejdere korrekt sat op.
Hvad er MitID Erhverv?
MitID Erhverv er den digitale identifikationsløsning, som virksomheder, foreninger og andre organisationer bruger til at give medarbejdere adgang til offentlige selvbetjeningsløsninger på vegne af organisationen. Løsningen adskiller sig fra det almindelige, personlige MitID ved at være knyttet til virksomhedens CVR-nummer, og administrationen af, hvem der har adgang til hvad, foregår centralt gennem NemLog-in Administration.
De tre administratorroller i MitID Erhverv
| Rolle | Ansvar |
|---|---|
| Organisationsadministrator | Overordnet ansvar for opsætning af hele organisationen |
| Brugeradministrator | Opretter og administrerer medarbejdernes brugere |
| Rettighedsadministrator | Tildeler og fjerner konkrete rettigheder til brugerne |
I mindre virksomheder varetages alle tre roller ofte af samme person, mens større organisationer typisk fordeler ansvaret på flere medarbejdere for at sikre bedre kontrol og adskillelse af opgaver.
Sådan kommer din virksomhed i gang
- Virksomheden underskriver vilkårene for MitID Erhverv, typisk via Virk.dk.
- Virksomhedens ledelse udpeger en organisationsadministrator.
- Organisationsadministratoren opsætter virksomheden i NemLog-in Administration.
- Data importeres eventuelt fra en tidligere NemID medarbejdersignatur-ordning.
- Brugeradministratoren opretter medarbejdernes individuelle brugere.
- Rettighedsadministratoren tildeler de konkrete rettigheder, hver medarbejder har brug for.
Hvad kan medarbejdere bruge MitID Erhverv til?
Afhængigt af de tildelte rettigheder kan en medarbejder med MitID Erhverv blandt andet læse virksomhedens Digital Post, indberette moms og andre skatteoplysninger, søge om lønrefusion ved medarbejderes barsel eller sygdom, og signere dokumenter digitalt på vegne af virksomheden. Rettighederne tildeles individuelt, så en medarbejder kun får adgang til præcis de funktioner, jobbet kræver.
Regneeksempel: Et lille håndværkerfirma opsætter MitID Erhverv
Et håndværkerfirma med 5 ansatte skal overgå til MitID Erhverv, efter deres gamle NemID medarbejdersignatur er udløbet. Ejeren udpeger sig selv som organisationsadministrator, opretter herefter de 5 medarbejdere som brugere, og tildeler kun bogholderen rettigheder til at læse Digital Post og indberette moms, mens de øvrige medarbejdere ikke får nogen administrative rettigheder. Hele opsætningen tager ejeren omkring en times tid at gennemføre.
Erhvervsfuldmagter i MitID Erhverv
Ud over de almindelige medarbejderrettigheder kan en virksomhed også oprette erhvervsfuldmagter i MitID Erhverv, som giver en ekstern part, for eksempel en revisor eller advokat, adgang til at handle på vegne af virksomheden inden for afgrænsede områder. Fuldmagten oprettes af organisationsadministratoren og kan til enhver tid tilbagekaldes, hvis samarbejdet med den eksterne part ophører.
Hvad koster MitID Erhverv?
Grundlæggende brug af MitID Erhverv til offentlig selvbetjening er gratis for virksomheder, men visse tillægsydelser og integrationer kan være forbundet med gebyrer, afhængigt af virksomhedens konkrete behov og størrelse. Det er en god idé at tjekke den aktuelle prisstruktur på mitid-erhverv.dk, hvis din virksomhed overvejer udvidede funktioner ud over den grundlæggende adgang.
Overgang fra NemID medarbejdersignatur
De fleste virksomheder, der tidligere brugte NemID medarbejdersignatur, er nu overgået til MitID Erhverv, da den gamle ordning er udfaset. Overgangen kan ske ved at importere eksisterende administratorer og brugere direkte fra den gamle ordning, hvilket gør processen betydeligt hurtigere end at oprette alt fra bunden, forudsat at virksomhedens data i den gamle ordning var korrekt vedligeholdt.
Hvad hvis en medarbejder forlader virksomheden?
Forlader en medarbejder virksomheden, er det brugeradministratorens ansvar at deaktivere eller slette medarbejderens bruger i MitID Erhverv med det samme, så vedkommende ikke længere har adgang til virksomhedens digitale selvbetjeningsløsninger. Det er en god idé at have en fast procedure for dette som en del af virksomhedens almindelige offboarding-proces, så ingen tidligere medarbejdere utilsigtet bevarer adgang.
5 gode råd til virksomheder, der bruger MitID Erhverv
- Fordel administratorrollerne på flere personer i større organisationer.
- Tildel kun de rettigheder, den enkelte medarbejder reelt har brug for.
- Deaktiver brugere med det samme, når en medarbejder forlader virksomheden.
- Gennemgå jævnligt, hvilke rettigheder der er tildelt, og fjern overflødige adgange.
- Hold styr på eventuelle erhvervsfuldmagter til eksterne rådgivere.
Sikkerhedsovervejelser ved MitID Erhverv
Fordi MitID Erhverv giver adgang til følsomme oplysninger og handlemuligheder på vegne af hele virksomheden, er det vigtigt at behandle administratorrollerne med samme alvor som andre centrale sikkerhedsfunktioner i organisationen. Undgå at dele login-oplysninger mellem medarbejdere, og sørg for, at kun de personer, der reelt har brug for adgang til en given funktion, får den tildelt, i stedet for at give bredere rettigheder end nødvendigt af bekvemmelighedshensyn.
MitID Erhverv for foreninger og frivillige organisationer
Ikke kun kommercielle virksomheder, men også foreninger, fonde og andre frivillige organisationer med et CVR-nummer kan og bør bruge MitID Erhverv til at håndtere deres digitale kontakt med det offentlige. Har foreningen skiftende bestyrelsesmedlemmer år for år, er det særligt vigtigt at have en fast rutine for at opdatere organisationsadministratoren, når bestyrelsen skifter, så adgangen altid følger de aktuelle ansvarlige.
Integration med lønsystemer og regnskabsprogrammer
Mange virksomheder bruger MitID Erhverv indirekte gennem integrationer i deres lønsystem eller regnskabsprogram, hvor systemet automatisk indberetter til SKAT eller søger lønrefusion på virksomhedens vegne. I disse tilfælde skal den tekniske integration selv godkendes og opsættes korrekt af organisationsadministratoren, så systemet får de nødvendige rettigheder til at handle automatisk, uden at en medarbejder skal logge ind manuelt hver gang.
Support og hjælp til virksomheder
Oplever din virksomhed problemer med opsætningen af MitID Erhverv, kan I finde detaljerede brugermanualer og vejledninger på nemlog-in.dk, samt kontakte den tekniske support, hvis problemerne ikke kan løses ved hjælp af den skriftlige dokumentation alene. Større virksomheder med komplekse behov kan desuden med fordel inddrage deres IT-afdeling eller en ekstern IT-konsulent i den indledende opsætning for at sikre, at rettighedsstrukturen er korrekt fra start.
Revision og løbende kontrol af rettigheder
Det er god praksis for enhver virksomhed jævnligt at gennemgå, hvilke medarbejdere der har hvilke rettigheder i MitID Erhverv, gerne som en fast del af den årlige interne kontrol eller i forbindelse med revisionen af årsregnskabet. En sådan gennemgang afslører ofte overflødige rettigheder, der er blevet tildelt tidligere, men aldrig fjernet igen, selvom medarbejderens arbejdsopgaver har ændret sig undervejs.
Forskellen mellem MitID Erhverv og almindeligt MitID i praksis
Selvom en medarbejder logger ind med den samme MitID app eller kodeviser, uanset om det er til privat eller erhvervsmæssigt brug, er de to kontekster juridisk og teknisk adskilt. Når du handler på vegne af virksomheden gennem MitID Erhverv, er det virksomhedens CVR-nummer, der står bag handlingen over for det offentlige, ikke din egen personlige identitet, selvom det er dig, der fysisk godkender loginet.
Hvad hvis virksomheden skifter organisationsadministrator?
Skifter virksomheden organisationsadministrator, for eksempel fordi personen forlader virksomheden eller skifter stilling, skal den nye administrator udpeges og godkendes formelt, før vedkommende kan overtage det fulde ansvar for opsætningen i MitID Erhverv. Det er vigtigt, at overdragelsen sker planlagt og med overlap mellem den gamle og den nye administrator, så virksomhedens digitale adgang ikke risikerer at gå i stå midlertidigt, mens skiftet gennemføres.
Hvornår bør virksomheden søge ekstern rådgivning?
Har din virksomhed en kompleks organisationsstruktur med flere afdelinger, datterselskaber eller behov for avancerede integrationer til lønsystemer og regnskabsprogrammer, kan det være en god idé at søge rådgivning fra en IT-konsulent eller revisor med specifik erfaring i MitID Erhverv, inden I går i gang med opsætningen. En forkert indledende opsætning kan i værste fald betyde, at forkerte medarbejdere får adgang til følsomme oplysninger, hvilket er langt lettere at undgå fra start end at rette op på bagefter.
Ofte stillede spørgsmål om MitID Erhverv
Hvem kan blive organisationsadministrator?
En organisationsadministrator kan enten være en person fra virksomhedens ledelse eller en medarbejder, som ledelsen har udpeget til at varetage opgaven, for eksempel en kontorleder eller administrativ medarbejder. Der er ikke krav om en bestemt titel, men vedkommende bør have et solidt kendskab til virksomhedens organisation og behov for digital adgang, da rollen indebærer et betydeligt ansvar for sikkerheden.
Kan én person varetage alle tre administratorroller?
Ja, i mindre virksomheder er det almindeligt, at samme person varetager rollerne som organisationsadministrator, brugeradministrator og rettighedsadministrator samtidig. I større organisationer anbefales det dog ofte at fordele rollerne på flere personer for at sikre bedre intern kontrol og undgå, at én enkelt person har fuld adgang til alle dele af virksomhedens digitale opsætning.
Hvad sker der med gamle NemID medarbejdersignaturer?
NemID medarbejdersignatur er udfaset, og virksomheder skal derfor være overgået til MitID Erhverv. Ved overgangen kan eksisterende administratorer og brugere importeres direkte fra den gamle ordning, hvilket gør processen hurtigere, end hvis alt skulle oprettes fra bunden. Har din virksomhed endnu ikke gennemført overgangen, bør det prioriteres, så adgangen til offentlige selvbetjeningsløsninger ikke afbrydes.
Kan eksterne rådgivere få adgang gennem MitID Erhverv?
Ja, virksomheden kan oprette erhvervsfuldmagter, som giver eksterne parter, som revisorer eller advokater, adgang til at handle på vegne af virksomheden inden for klart afgrænsede områder. Fuldmagten administreres af organisationsadministratoren og kan til enhver tid ændres eller tilbagekaldes, hvis samarbejdet med den eksterne part ophører eller ændrer karakter.
Er MitID Erhverv obligatorisk for alle virksomheder?
Har din virksomhed behov for at bruge digitale selvbetjeningsløsninger som Digital Post, momsindberetning eller lønrefusion på vegne af virksomheden, er MitID Erhverv i praksis nødvendigt, da de gamle alternativer som NemID medarbejdersignatur er udfaset. Mindre virksomheder uden ansatte kan i visse tilfælde klare sig med indehaverens personlige MitID, afhængigt af den konkrete opgave.
Opsummering: MitID Erhverv i korte træk
MitID Erhverv giver virksomheder mulighed for at oprette medarbejdere og tildele dem præcise rettigheder til offentlig digital selvbetjening, administreret af tre roller: organisationsadministrator, brugeradministrator og rettighedsadministrator. Opsætningen sker via Virk.dk og NemLog-in Administration, og eksisterende data kan importeres fra en tidligere NemID medarbejdersignatur-ordning, hvilket gør overgangen betydeligt hurtigere for virksomheder med et allerede etableret setup.
Se også, hvordan du opretter et personligt MitID, og hvordan du installerer MitID appen, som medarbejdere også bruger til at godkende login i MitID Erhverv. Se den samlede oversigt over MitID og digital selvbetjening.
Læs mere på mitid-erhverv.dk og virk.dk, hvor du finder de fulde, opdaterede vejledninger til virksomheder.